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合同信息管理的法律风险(企业法律顾问) 

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      企业法律顾问案例分享
     
      苏州中桥置业有限公司系广州中桥股份有限公司在苏州开发商品房项目设立的项目公司,项目建成后为加强对外宣传效果,提高小区物业销售业绩,遂与上海益泾文化传播有限公司协商,租用益泾公司在上海市长宁路路口的广告牌进行广告宣传,广告牌的设计、发布均由益泾公司负责,合同约定广告牌的年租金为58万元,其中合同签订后5日内支付23.2万元,广告发布并验收合格后7日内支付5.8万元,广告发布6个月后的7日内支付23.2万元,广告发布9个月后的7日内支付剩余的5.8万元。合同还约定若中桥公司未能按约定时间支付租赁费,益泾公司保留单方面终止合同或追讨经济损失的权利,并自合同约定的付款之日起,逾期一天按年租赁费的0.2%支付违约金。合同签订后,中桥置业公司并未依约支付首期租赁费,经益泾公司多次催讨,中桥公司以合同发布9个月就付清100%的租赁费,担心不能保证后5个月的广告效果,要求修改合同。但是,根据中桥公司的内部规定,合同的签订和修改须经直接经办人、招标中心合同部、部门经理、项目总经理、招标中心成本部、财务总监、副总经理、总经理、总裁、董事长等负责人签字同意,整个内部流程至少需要一个月以上的时间,即使最后能够签订合同修订文本,该广告牌至少有两个月的空置时间,益泾公司需要自己承担这部分的损失,如果中桥公司内部程序最后决定不签订合同,益泾公司损失更大。最后,益泾公司还是选择解除和中桥公司之间的广告位租赁合同,并依合同约定要求中桥公司赔偿广告位空置期间的损失及违约金。
     
      企业法律顾问案例简析
     
      现代商业活动,讲求的是迅捷、高效,信息在企业经营活动中发挥的作用越来越大,但市场信息瞬息万变,稍有迟滞延误就会失去机会或招致损失。当然,企业从管理的角度加强内部风险控制和信息沟通无可厚非,但内部管理首先应适应市场化的要求,毕竟商业活动是企业在适应市场而不是市场在找企业。案例中中桥公司因为系就某个房地产开发项目成立的项目公司,根据集团公司的要求,任何金额100万以下的合同应经总经理批准,100万以上的合同在总经理批准后送董事长批准,因此其与益泾公司签订的广告位租赁合同须经10道以上的批准程序,且每道程序至少需要3至5天,在合同签订时,合同经办人在和益泾公司就具体条款达成意向后送审内部报批程序花去了一个月以上的时间,合同还未履行,中桥公司又提出修改合同条款,如果同意修改从达成意向到最后签署又需要一个月以上的时间,而且结果还不能确定。正是基于上述考虑,益泾公司不得已才选择解除合同。 当然,根据合同条款的约定,中桥公司必须为自己的违约行为付出成本和代价。
     
      企业法律顾问法规指引
     
      《公司法》第46、108条:董事会对股东会负责,行使下列职权:(八)决定公司内部管理机构的设置。 第49、113条:经理对董事会负责,行使下列职权:(三)拟订公司内部管理机构设置方案;(四)拟订公司的基本管理制度。
     
      企业法律顾问风险提示
     
      一定规模的企业应是各部门有机构成的组织,部门之间互相配合、紧密协调,方能产生企业的规模效应,但是,如果部门之间信息沟通不畅,就会产生如下合同法律风险:
     
      1.企业没有内部信息沟通意识,任何部门根据自己的工作需要提请公司签订合同,各部门对其他部门签订的合同不知情或不完全知情,如果合同履行涉及几个部门,这种信息沟通不畅很有可能导致企业逾期作出履约行为而承担违约责任。
     
      2.企业部门设置不合理,信息沟通涉及诸多部门和人员,部门之间配合能力不强,甚至出现相互扯皮的现象,浪费大量时间,甚至还有可能导致公司的违约行为。
     
      3.企业规定信息沟通制度,但执行不到位,在需要部门之间相互配合时缺乏统一的协调机制,影响合同履行效率。
     
      企业法律顾问防范建议
     
      1.加强企业内部信息交流 一份合同可能涉及企业内部诸多职能部门,从商务部门开始商业谈判到业务部门(包括技术、创意、设计、制作等部门)技术审核再到法务部门的法律审查,最后由管理层批准签署等,在企业的几个关键部门贯穿始终。一般而言,商务部门主要负责业务招揽,和客户进行初期谈判,确定交易的基本框架和大致的商业条款,具体的业务范围应由业务技术部门予以细化,确定项目的具体时间表、流程管理、成本控制、技术标准等详细内容,确定合同的基本草案,然后法务部门或公司的外部律师进行法律审核,主要审查合同条款是否公平合理,是否存在法律风险,然后会同商务代表和技术业务代表和客户进行谈判,确定合同的最终条款,然后由公司经理最后审核签字。整个内部流程需要各部门协力配合,配合的前提条件是保证信息交流畅通。
     
      因此,为规范企业的合同管理,部门之间的信息协调显得尤为重要,当信息流通不畅,就很有可能给企业带来一些违背初衷的决策。
     
      2.保证职能部门功能协调 如果企业存在部门分工而某项合同涉及不同部门时,则企业应有一套机制能保证部门之间在合同履行上的配合协作。如果部门之间行为存在利益冲突或其他的不当影响,还需要企业能协调各部门以保证合同的顺利履行。因此企业必须建立自己的内部的合同履行流程管理,负责完成合同履行中的各种信息的收集、传递、分析和整理等工作,包括某项履约困难是否属于不可抗力,合同中是否约定有相应的补救途径,是否需要与对方洽谈补充协议等,以保证企业在合同履行的不同阶段能迅速做出反应并成功处理。
     
      完善企业内部各部门功能协调,第一,需要做好内部交接工作,各部门在职责范围内履行合同义务,对合同履行中出现的问题及时采取措施以降低风险;第二,建立合同履行的监控机制,督促企业内部各相关部门和对方按合同约定全面适当履行,使合同履行中的各种信息和问题能得到有效的搜集和反馈,进一步预防纠纷的发生,并能在纠纷发生前有效预测和报警,使我们在纠纷发生时能及时、有效、从容地予以应对。

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